À l’ère de la digitalisation, de nombreux documents doivent encore être imprimés sur papier pour être considérés comme officiels. Bien que le recours aux e-documents et à la signature électronique progresse, il reste sujet à de nombreux débats, notamment en raison des risques accrus de falsification. Si ces procédés peuvent être acceptables dans certaines situations, certains documents sensibles exigent une sécurité sans faille. Le marquage pour documents, qui permet d’authentifier de manière unique et traçable, devient un élément essentiel dans ce cadre. Cependant, la signature manuelle, datée et accompagnée du tampon officiel de l’entreprise, demeure actuellement le seul moyen de garantir à 100 % la validité d’un document.

Utiliser un tampon officiel pour authentifier ses documents

Le tampon, autrefois appelé timbre à date, est un système de marquage moderne automatique. Fourniture de bureau très répandue de nos jours, il peut sembler anodin mais son usage est particulièrement important au sein d’une entreprise.

Remplaçant du sceau à la cire ou cachet, qui officialisait les courriers et les documents, le tampon officiel participe à l’authentification d’un document. Il atteste de sa validité et permet d’identifier aisément une entreprise en listant les informations relatives à son identité propre. Un tampon encreur de Tootampon.com par exemple, représente officiellement l’entreprise.

Le tampon dûment renseigné avec toutes ses mentions légales et juridiques peut être apposé sur tout document sensible ou courrier auquel il est nécessaire de donner un poids particulier.

Le tampon encreur, garant de la fiabilité des informations

Le recours à un tampon encreur automatique permet d’éviter la tâche fastidieuse de devoir recopier toutes les mentions légales obligatoires à la main à chaque signature d’acte, surtout quand la masse de documents administratifs à traiter est importante. L’usage d’un tel outil permet également d’éviter les erreurs humaines, l’inversion de numéros ou de lettres qui peut accidentellement survenir et entraîner des complications graves, comme l’invalidation d’un acte ou d’un document.

Par exemple, un tampon à positionnement exact de l’empreinte peut être utilisé dans le cadre de la signature de chèques, contrats et factures.

Un tampon rappelant l’identité d’un praticien ainsi que son numéro d’ordre, son numéro ADELI et autres mentions légales facilitera également la constitution de dossiers et le traitement de papiers officiels tels que les actes notariaux, les ordonnances, les baux et autres documents courants.

C’est pourquoi il est particulièrement important de tenir à jour les informations figurant sur le tampon encreur de l’entreprise, et de ne pas hésiter à le faire refaire à chaque modification.

L’encre utilisée dans le cadre d’un tampon officiel se doit d’être indélébile afin d’éviter que le temps ou un accident ne la rendent impossible à identifier, et donc invalide.

Un outil d’identification avant tout

Le tampon encreur de nos bureaux n’est pas le seul système de marquage utilisé en entreprise.

Quand il faut identifier un grand nombre de supports papier ou de livres par exemple, mais sans les abîmer ou risquer de faire des dégâts avec de l’encre qui prend trop de temps à sécher, on peut employer le timbre à sec qui utilise la technique du gaufrage.

La pince presse fortement le papier pour y imprimer en creux ou en relief les mentions désirées, sans encre et de manière permanente. Ce procédé, aussi appelé embossage, est totalement infalsifiable (il faudrait posséder la même pince personnalisée et appliquer la même force à chaque fois). Il peut être employé en bibliothèque par exemple pour marquer des livres.

Un tampon personnalisé pour son activité

Un tampon officiel doit comporter des mentions légales obligatoires comme la forme juridique, la forme de la société, le montant du capital, les numéros RCS et Siret, les codes APE, NAF, la TVA Intracommunautaire, etc., autant d’informations légales en sus de l’adresse du siège social qui permettent d’identifier à coup sûr une entreprise.

Mais il est aussi possible de faire faire un tampon personnalisé, ou custom rubber stamp avec le logo de l’entreprise par exemple ou n’importe quelle image ou texte de votre choix. Qu’il s’agisse d’une pince à sec ou d’un tampon encreur automatique, vous pourrez apposer votre marque avec caractère sur tous vos documents et courriers.

Le marquage en masse par tamponnage

Dans l’exercice de certaines activités, il peut être requis de marquer à grande échelle le matériel ou les produits de l’entreprise.

Par exemple dans l’hôtellerie ou dans les collectivités, le marquage du linge et des textiles en général est une étape obligatoire pour éviter des confusions, en particulier si l’on fait appel à un prestataire pour le nettoyage.

La literie, le linge de table, les blouses et les uniformes du personnel peuvent être tamponnés avec de l’encre spéciale textile qui permettra de ne pas les mélanger avec ceux d’autres services ou sociétés par exemple.

Notez qu’il existe des tampons adaptés au marquage du cuir.

Le tampon à date pour le suivi des courriers, colis et documents

En plus de sa fonction de validation, l’autre grand usage du tampon encreur est de permettre le suivi de documents. En apposant la date systématiquement sur un document, il facilite la classification et le traitement administratif. Là encore, le recours au marquage automatique accélère grandement les choses.

S’il fallait autrefois changer chaque jour les petits chiffres en caoutchouc sur la plaque du tampon dateur de l’entreprise ou du cabinet médical, il existe aujourd’hui des tampons horodateurs électroniques qui se mettent à jour tout seuls.

Particulièrement utile aux secrétaires médicales et aux services administratifs en général, ce type de tampon évite bien des erreurs qui peuvent entraîner l’invalidation d’un document ou des complications pour l’usager, dans le cas d’une ordonnance par exemple.

Des tampons décoratifs pour un usage créatif ou marketing

Les tampons encreurs d’entreprise sont gravés au laser par des machines de haute précision, mais ils peuvent offrir un usage décoratif grâce à la très grande personnalisation dont ils disposent. Les plaques de caoutchouc sont en effet suffisamment versatiles pour permettre énormément de fantaisie. Dans le cadre d’un travail sur l’identité de votre marque, vous pouvez recourir au marquage décoratif de vos produits, emballages ou contenants par exemple.

Si le sceau à la cire avait énormément de charme, il avait le défaut d’être assez long à mettre en place, de risquer de casser et nécessitait l’emploi d’une flamme ou d’une source de chaleur à proximité de documents papier.

Le gaufrage à la pince ou presse sans encre s’avère une solution particulièrement chic qui permet d’apposer sa patte avec caractère sur toute sa papeterie. Que ce soit pour apposer votre marque ou dans un but utilitaire, la quantité de produits ou de documents à traiter exigera d’automatiser une partie du processus.