De nos jours, l’externalisation des achats se pratique de plus en plus dans les entreprises, en raison des avantages indéniables que cela apporte. Cependant, l’établissement en amont d’une feuille de route est nécessaire pour sa réussite : y figureront les objectifs, les conditions, ainsi que les moyens de contrôle de l’externalisation du service. Nous vous présentons les valeurs essentielles de cette feuille de route afin de réussir l’externalisation du service achats d’une entreprise.
Pourquoi externaliser ses achats : une stratégie gagnante pour les entreprises
Pourquoi et comment faut-il optimiser ses achats ? Externaliser ses achats présente de nombreux avantages pour les entreprises, en particulier celles qui cherchent à optimiser leurs coûts et à améliorer leur efficacité opérationnelle. En confiant cette fonction à des experts externes, l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant de l’expertise d’acheteurs spécialisés. Ces prestataires connaissent les meilleurs fournisseurs, les tendances du marché et sont capables de négocier des tarifs avantageux, souvent inaccessibles aux structures internes non spécialisées.
L’externalisation permet également de réduire les coûts fixes liés à la gestion d’un service d’achats interne, notamment les salaires, les logiciels et les formations. De plus, cela offre une plus grande flexibilité dans la gestion des volumes d’achats, en s’adaptant rapidement aux fluctuations de la demande sans augmenter les charges internes. C’est une solution stratégique pour les entreprises qui souhaitent être plus agiles, réduire leurs dépenses et obtenir des conditions d’achat plus compétitives.
Cibler ses attentes avec précision
L’entreprise doit avoir une précision chirurgicale quant à ses attentes vis-à-vis du prestataire choisi pour externaliser le service achats. Il est important que l’organisation en interne de l’entreprise soit en parfaite harmonie avec les services en externe du prestataire : aucune zone d’ombre ne doit subsister. Pour y parvenir, il faut en premier lieu s’appuyer sur l’expertise en interne des responsables clés de l’entreprise pour élaborer un contrat type contenant les termes classiques du processus d’externalisation du service achats. Au besoin, pour encore plus de précision, recourir à un audit peut aussi aider.
Le choix du prestataire
Une externalisation va au-delà d’un simple contrat de sous-traitance. La confiance et la continuité vont permettre une réelle collaboration entre l’entreprise et le prestataire, fonctionnant au mieux. En somme, le choix du prestataire ne doit pas se baser uniquement sur le critère du coût : beaucoup d’autres facteurs doivent être pris en compte, à savoir les capacités à gérer les appels d’offres, la négociation avec les fournisseurs, la proximité géographique pour la logistique, la définition des besoins de l’entreprise, etc. Par exemple, le prestataire ISP Group possède tous les critères pour assurer l’externalisation du service achats d’une entreprise. Recourir à leur expertise permet ainsi une réduction pérenne des coûts achats et administratifs, grâce à une révision globale de la stratégie d’entreprise.
Le pilotage de l’activité
Externaliser un service ne signifie pas qu’il faut couper tout lien avec ce service-là. Au contraire, il est important de pouvoir piloter la fonction externalisée de manière claire. Les termes de ce pilotage doivent être établis avec le prestataire dès le début du contrat. Même si le service achats de l’entreprise est confié à des prestataires de service en externe, il est nécessaire de conserver un ou plusieurs responsables des achats en interne pour assurer le bon suivi des prestations en externe. Ce pilotage est essentiel pour éviter d’être en totale dépendance vis-à-vis du prestataire.
La mise en place d’un tableau de bord
Dans le processus d’externalisation du service achats d’une entreprise, la mise en place d’un tableau de bord est importante pour disposer d’indicateurs en temps réel. Pour cela, il faut se baser sur le tableau de bord déjà établi en interne dans le service achats : il devrait intégrer des éléments qui vont servir de référence aux prestataires pour mettre en place le leur. Le but est de faire en sorte que les prestations soient en totale adéquation avec les valeurs et les besoins de l’entreprise. Une fois le contrat avec le prestataire lancé, le tableau de bord pourra être affiné en fonction du déroulement de la collaboration.
Les nouvelles technologies
Si l’externalisation est de plus en plus adoptée, c’est surtout grâce au développement accru des nouvelles technologies. C’est grâce à elles que les entreprises peuvent confier un service entier ou partiel à des prestataires externes, car désormais, la communication est facilitée. Pour réussir l’externalisation du service achats d’une entreprise, il est important d’être équipé d’outils de communication performants : intranet, centre de relation client multicanal, plateforme d’archivage, etc.