Avec les innombrables appels, réclamations, commandes que reçoit une entreprise, elle ne peut pas toujours être « joignable ». Pour ne pas frustrer les clients et les partenaires, et fluidifier la communication, il est important qu’elle mette en place un message de répondeur professionnel. L’appelant est guidé dans sa requête, s’il n’est pas mis en contact direct avec la personne recherchée. Et il peut être sûr de ne pas raccrocher « les mains vides » !
Pourquoi et comment optimiser son répondeur professionnel ?
Disposer d’une messagerie professionnelle s’avère être un réel avantage, pour une entreprise ou un entrepreneur indépendant. Ce système permet de proposer un meilleur accueil des clients ou des prospects. En plus d’optimiser l’image de marque, cet outil fluidifie également les contacts au sein de l’entreprise. avec 88 % d’utilisation dans le monde des entreprises, la voix tient encore la place du moyen de communication le plus utilisé pour faire passer n’importe quel message.
Pourquoi optimiser son répondeur professionnel ?
Personne n’apprécie de tomber sur un répondeur. Pourtant, pour les entreprises, c’est un fait qui relève de la normalité. Comment effectivement peut-elle se permettre de passer son temps à répondre à tous les appels entrants simultanément, qu’ils viennent des clients ou des partenaires ? Elle ne peut pas immobiliser des ressources pour une activité qui n’est pas son cœur d’activité, ni rentable pnour elle. Cette méthode du répondeur classique ou du « non-décrochage » doit sûrement être frustrant pour les appelants, qui ne peuvent joindre leur interlocuteur. Soucieuse de son image, évidemment, l’entreprise va alors personnaliser au mieux son répondeur professionnel pour offrir une bonne expérience d’écoute et de réponses aux appelants interlocuteurs. À travers le répondeur, votre entreprise pourra communiquer directement des actualités concernant la disponibilité d’un service ou une nouvelle offre que vous proposez. Vous pourrez également – à travers un message personnalisé – prévenir vos clients concernant le statut des livraisons, les fidéliser avec des offres promotionnelles ou tout simplement y confirmer un rendez-vous. De plus, aujourd’hui, les messages téléphoniques doivent être performants et refléter l’image de votre activité ainsi que de votre société, en tant que porte d’entrée. Sans omettre le fait que l’utilisation d’un répondeur professionnel reste simple et rapide alors qu’il enregistre un taux d’écoute élevé qui peut atteindre jusqu’à 90 %.
Les différentes manières pour optimiser son répondeur professionnel
Il existe plusieurs manières de personnaliser son répondeur professionnel, pour apporter une meilleure expérience à ses interlocuteurs. Le plus simple serait de se limiter à l’enregistrement de son nom et de son prénom et du nom de son entreprise. Puis d’y joindre un autre numéro qui sera joignable s’il y a urgence. Cette première option est certes concise et efficace, mais trop classique, voire ennuyeuse. Il y a aussi la possibilité d’enregistrer une annonce complète pour mieux guider le correspondant. Ce qui est déjà une bien meilleure alternative. L’usage du mailing vocal reste également une belle option. Il apporte en premier lieu une communication plus originale, c’est plus efficace pour optimiser la relation client-marque et coûte enfin moins cher que les mailings et les appels sortants. Il y a également la possibilité de recourir aux prestations d’une agence de communication vocale spécialisée dans les messages téléphoniques d’accueil pour entreprise. En effet, ces agences proposent des annonces vocales parfaitement étudiées avec voix féminine ou masculine mixée sur une musique libre de droits. Elles peuvent de ce fait vous procurer tout le contenu que vous voulez inclure dans vos messages, en y apportant leur touche professionnelle.