Les réunions stratégiques d’entreprise participent grandement au développement de leurs activités. Elles permettent de faire un point sur la situation actuelle et de définir les orientations stratégiques. Toutefois, l’organisation d’une réunion n’est pas forcément aisée, en fonction du nombre de participants, de leur localisation et encore plus si on utilise encore des supports papier. Dans le monde des affaires, le temps est une ressource qu’on ne peut pas se permettre de gaspiller. Quelles solutions existent ?

Digitaliser pour préparer une réunion efficace

Si les participants perçoivent la réunion comme une perte de temps, il est évident que celle-ci a été mal organisée. À l’issue du rassemblement, quand aucune décision concrète n’a été prise et que chacun n’a pas vu quel était son rôle, on peut qualifier la réunion d’échec. D’où la nécessité d’optimiser l’organisation des réunions stratégiques !

Afin de réduire les pertes de temps ayant des impacts significatifs sur le fonctionnement de l’activité, il est primordial de bien planifier les réunions stratégiques. À l’heure de l’émergence numérique, le recours à des applications performantes est de mise. L’entreprise évolue dans un contexte où la concurrence s’intensifie de plus en plus. Pour rester compétitive, l’enseigne doit donc utiliser les vecteurs de croissance mis à sa disposition en phase avec l’évolution du marché.

L’intérêt d’intégrer le digital dans la préparation et la gestion des réunions

Délaisser le papier pour des solutions plus innovantes, à la pointe de la technologie représente de nombreux atouts indéniables.

D’abord, la dématérialisation permet d’optimiser le temps de travail. De l’établissement de l’ordre du jour à l’invitation des participants, en passant par la communication des documents et informations nécessaires et même le déroulement de la réunion, l’exécution de toutes les missions inhérentes aux meetings est fluide.

Au cours des réunions, aucune perte de temps ne peut avoir lieu. On se focalise uniquement sur les sujets importants. L’ordre du jour est bien respecté. Les assistants peuvent mieux collaborer en vue de prendre les meilleures décisions et toutes les données sont bien protégées contre les tentatives de piratage.

Souvent, les dirigeants d’entreprise sont en déplacement. Alors, organiser une réunion avec tous les membres dans un même lieu n’est pas toujours possible. C’est là qu’interviennent les logiciels de réunion. Ces outils interactifs éliminent la distance géographique en permettant aux participants de se réunir depuis n’importe où et à tout moment avec la vidéo. D’ailleurs, ils vous épargnent les contraintes relatives à l’utilisation du papier, comme l’archivage. Ce sont également des options plus respectueuses de l’environnement.

Les fonctions d’un logiciel de gestion de réunions

Un logiciel de gestion de réunions a pour mission de simplifier l’organisation et la gestion des rassemblements stratégiques. Il a été conçu dans le but de faire gagner du temps aux utilisateurs et de faire en sorte que les participants prennent les bonnes décisions. Où qu’il se trouve, chaque membre a accès aux mêmes informations depuis une plateforme unique consultable sur son smartphone ou son PC portable. L’envoi rapide des documents destinés aux participants permet une optimisation de la collaboration entre les membres du conseil et la sauvegarde en toute sécurité de toutes les données sensibles (compte-rendu, décisions…).

L’utilisation d’un logiciel spécialisé vous aidera à organiser des réunions efficaces et productives. Optez juste pour la solution adéquate.

Quatre conseils à connaître pour organiser un séminaire d’entreprise

Le digital est devenu un atout lors des réunions en entreprises. Cela facilite l’organisation et la présentation de l’animateur de la réunion. De plus, l’auditoire est captivé par les outils digitaux et est par conséquent plus attentif. En plus des réunions, les entreprises ont pour habitude d’organiser des séminaires, voici comment il faut faire pour organiser un séminaire d’entreprise. Si vous souhaitez organiser votre séminaire dans un lieu atypique, renseignez-vous sur le site https://www.spotlag.com/seminaire/.

Définir l’objectif du séminaire d’entreprise

Les séminaires sont de grands événements, il est important que les collaborateurs passent un agréable moment. Il faut donc organiser le séminaire de A à Z, c’est-à-dire, prendre en compte la restauration, l’hébergement, etc. Cependant, il ne faut pas perdre de vue l’objectif du séminaire. Effectivement, un séminaire d’entreprise a toujours un but professionnel. Vous devez savoir pourquoi le séminaire est organisé et ce que vous espérez en récolter.

Connaître les besoins et inconvénients de votre séminaire d’entreprise

Un séminaire d’entreprise s’organise à l’avance. Il faut prévoir le nombre d’invités et qui inviter. Si le séminaire dure plusieurs jours, il faut élaborer un budget prévisionnel, pour connaître ses dépenses éventuelles (repas, hôtel, transport, activité… ). En fonction de l’objectif que vous avez identifié, prévoyez un formateur ou un intervenant. Vous devez aussi prendre en charge l’organisation des plages horaires, en effet, il se peut que les participants de votre séminaire d’entreprise doivent travailler pendant cet événement.

Préparer un rétro planning

Préparer un rétro planning vous permet de renseigner dans un tableau tous les points importants du séminaire. Pour une organisation parfaite, renseignez-y toutes les actions et activités à réaliser avant et pendant le séminaire d’entreprise. À côté de chacune d’entre elles, notez le budget à prévoir, la date et l’horaire à laquelle cette activité aura lieu, le temps qu’elle va durer, etc. Avec ce tableau, ou cette to do list, vous savez qui contacter pour réserver votre séminaire d’entreprise.

Prévoir des activités pour vos collaborateurs

Pour que vos invités, vos collaborateurs passent le meilleur séminaire possible, n’hésitez pas à organiser des activités ludiques et intéressantes comme des activités sportives, une séance de dégustation de vin, une visite culturelle dans un musée, etc. Il ne s’agit pas d’organiser des vacances, mais de solliciter l’intérêt des participants pour votre séminaire. Ainsi, les activités doivent être en adéquation avec le thème du séminaire, mais aussi avec les valeurs de votre entreprise.